Werving en selectie (W&S) is een vakgebied dat de afgelopen jaren sterk is veranderd, mede door de invloed van HR-technologie. Er is een veelheid ontstaan aan programma’s die zoekprocessen ondersteunen, onder andere via online platforms en social media. Dit vraagt om andere vaardigheden. W&S is niet meer een bijtaak die HR-medewerkers er even bij doen.

Was W&S ooit een onderdeel van het werk van de HR-generalist, die daarnaast ook contracten opstelde en roosters maakte, nu is het een specialisme met vooral Engelstalig jargon

en imponerende functietitels.

Veel functienamen verwijzen naar een specifiek onderdeel van het W&S-proces. Voor iedere specialisatie een nieuwe titel. Een logisch gevolg van die specialisatieslag, is dat er eveneens allerlei specialistische diensten ontstaan. Organisaties die onvoldoende capaciteit in huis hebben, maar wel de noodzaak inzien van die specialismen, maken daar gebruik van. Een van die specialismen is het ‘sourcen’ van kandidaten. Sourcing in recruitment betekent het complete vakgebied van de zoektocht naar kandidaten, het analyseren van data en bronnen en het leggen van relaties met kandidaten.

 

Het einde van het ‘post & pray’-model

De kenners weten het al jaren, ‘the War for Talent is over and Talent won’. Dit houdt in dat de toegenomen schaarste aan professionals in bepaalde sectoren de arbeidsmarkt bepaalt. Op een krappe arbeidsmarkt moeten kandidaten actief benaderd worden. Dit is niet langer een bijzaak in recruitment maar een hoofdzaak. Het is niet langer mogelijk om vacatures zelf in te vullen via het traditionele ‘post & pray’-model, waarbij vacatures onder de aandacht worden gebracht bij de relevante doelgroepen in de hoop dat zij reageren.

Focus op data benutten en relaties leggen met kandidaten

Onder invloed van technologie verandert niet alleen W&S als geheel, maar ook sourcing als specialisatie. Rond 2007, bij de opkomst van sourcing, lag de nadruk vooral op het kunnen vinden van kandidaten via de bekende boolean search strings (zoekopdrachten in combinatie met AND, OR, NOT of haakjes). Inmiddels is de focus in het vakgebied verschoven. Door de beschikbaarheid van technologie draait het meer en meer om data slim benutten en relaties leggen met (toekomstige) kandidaten. Wie dat goed doet, zal de time-to-hire structureel verkorten en concreet waarde toevoegen aan de organisatie.

Direct een positieve candidate experience

Bij sourcing draait het erom de juiste kandidaten tijdig vinden en ze vervolgens te interesseren voor een overstap. Het interesseren moet op zo’n manier gebeuren dat relevante kandidaten bereid zijn om in gesprek te gaan. Zij moeten vanaf het eerste moment een positieve interessante candidate experience in hun candidate journey ervaren. De candidate experience is hierbij de totale ervaring die een kandidaat opdoet tijdens het volledige recruitmentproces, de candidate journey de weg die de kandidaat aflegt vanaf het eerste moment dat hij met de organisatie of vacature in contact komt, tot en met het in dienstreden. Deze begrippen zijn afgeleid van de customer experience en customer journey die consumenten op websites beleven; cruciale elementen in de beslissing van consumenten om tot aankoop over te gaan.

Sourcing een steeds belangrijker onderdeel van recruitment

De wijze waarop de kandidaat benaderd wordt door de sourcing specialist, bepaalt in hoge mate de candidate experience! Je kunt, zoals we allemaal weten, maar ‘een keer een goede eerste indruk maken’.

Overigens vergt het in veel gevallen wel meerdere initiatieven om in direct contact te komen. Follow-up contactpogingen genereren meer reacties dan initiële contactpogingen. Follow-up berichten, met vanzelfsprekend een enigszins aangepaste inhoud, blijken effectief te zijn. ‘De aanhouder wint’ en ‘herhaling werkt’, zijn clichés die ook in sourcing van toepassing zijn.

De rol van de sourcing specialist in de candidate experience is een onderbelicht aspect van werving en selectie. Hierin kunnen organisaties grote stappen zetten. De invloed en het belang van sourcing in de totale recruitmentmix zullen de komende jaren sterk toenemen.

Ook in sourcing zijn clichés van toepassing: ‘de aanhouder wint’ en ‘herhaling werkt’.

Toenemende invloed van technologie, meer aandacht voor de human touch

Geschikte kandidaten identificeren was en is een vak apart. Volgens sommigen een uitstervend vak, omdat technologie dit werk zal overnemen. Met name door toepassing van machine learning en artificial intelligence (AI) zullen systemen steeds beter in staat zijn om razendsnel het internet af te zoeken, kandidaten te identificeren en te matchen. Daarnaast zal AI-technologie bijdragen aan het automatiseren van allerlei relatief tijdrovende administratieve werkzaamheden in het recruitmentproces, zoals cv’s opslaan, zodat er meer tijd is voor de ‘human touch’.

Het is echter maar de vraag of de rol van de sourcing specialist zal verdwijnen of dat deze rol door technologie een andere focus krijgt. Wij denken het laatste. Als technologie zorgt dat kandidaten sneller en nauwkeuriger gevonden worden, dan komt het accent van sourcing meer te liggen op relaties leggen en latente kandidaten converteren naar geïnteresseerde kandidaten.

Het juiste bericht naar de juiste doelgroep bepaalt voor 70% het succes

Het belang van de juiste doelgroep

De sourcing specialist zal ook steeds meer een data analist worden die de systemen zo inricht en voedt dat de juiste doelgroep geïdentificeerd wordt. De doelgroep moet aan een aantal harde criteria voldoen. Je kunt nog zo’n mooi aanbod direct en op een bij de doelgroep passende manier communiceren, als je het naar de verkeerde persoon stuurt heeft het weinig, of zelfs negatief effect. Het komt nogal stupide over als je een IT-architect vacature opstuurt naar iemand die huizen ontwerpt.

Wellicht omdat er relatief veel mensen met een ‘alfa’-profiel in recruitment werken, zien wij dat er vaak veel meer aandacht is voor de vorm en inhoud van het bericht waarmee de doelgroep benaderd zal worden, dan voor het goed in kaart brengen van de doelgroep. Terwijl de juiste doelgroep bereiken misschien wel voor 70% het succes bepaalt! Het is niet voor niets dat recruitment publicist en trainer Lou Adler het volgende adviseert: “Besteed nooit meer dan 25% van uw wervingsinspanningen aan vacatureteksten”.

De juiste tone-of-voice

Daarnaast levert de sourcing specialist data c.q. inzichten aan om de communicatie af te stemmen op de voorkeuren van de doelgroep. De sourcing specialist zal ‘conversational intelligence’ moeten ontwikkelen op basis van ‘conversational data’, dat zijn de data die verkregen worden uit de interacties met kandidaten. Er komt steeds meer technologie op de markt om dit te ondersteunen.

De inhoud en de mogelijke fasering in de communicatie ligt meer op het terrein van job / recruitmentmarketing en demployer branding. Denk hierbij aan afstemming over wezenlijke zaken zoals de input over de onderwerpregel, de lengte, de tone-of-voice van het bericht, het juiste kanaal e.d. Met de juiste aandacht wordt de basis gelegd voor een positieve candidate experence. Onze ervaring leert dat een goed geïntegreerde benadering van deze disciplines de kans op conversie naar een vervolg in hoge mate vergroot.

De sourcer legt het contact, de recruiter verdiept het

Als die reactie er is, als er één-op-één contact tot stand is gekomen, een kandidaat interesse toont, dan is het aan de recruiter om het contact uit te bouwen tot een ‘hire’ of in ieder geval een ambassadeur voor de organisatie. Dus de sourcer zorgt voor de instroom van gekwalificeerde en geïnteresseerde kandidaten. Daarna is het aan de recruiter om de relatie met kandidaten te verdiepen en de procedure op een professionele, manier af te ronden.

De sourcing specialist legt zoals gezegd, het eerste contact met kandidaten en speelt een bepalende rol bij het tot stand brengen van een positieve candidate journey. Dat vraagt om een combinatie van goed ingerichte systemen die het monitoren van het proces eenvoudig maken, analytisch vermogen, de drive om een goede match te realiseren en een goed gevoel voor de tone-of-voice; de wijze waarop er met kandidaten gecommuniceerd moet worden om een positieve ervaring te bewerkstelligen.

Sourcing specialist maakt het verschil bij de start van de candidate experience

Juist de opvolging van het initiële contact vervult steeds meer een cruciale rol bij een succesvolle invulling van vacatures. Volgens onderzoek van IBM vergroot de tevredenheid over de ervaringen als kandidaat de kans op acceptatie van een aanbod met bijna 40%!! Dat besef is helaas niet overal aanwezig. Hoe vaak hoor je niet van kandidaten dat ze teleurgesteld zijn in de opvolging van procedures? Op Internet zijn er helaas te veel voorbeelden te vinden van een valse start van de candidate journey, met alle gevolgen van dien. De goede sourcing specialist weet dit en zorgt ervoor dat hij of zij het verschil maakt bij de start van de candidate journey.

Tevredenheid over de candidate experience vergroot de kans op acceptatie van een aanbod met bijna 40%

De sourcer speelt dus niet alleen een cruciale rol in het vinden van kandidaten, maar ook in het eerste contact met de kandidaat. Dat is een proces dat een scala aan werkzaamheden omvat, van het vinden en verrijken van kandidaatdata, het versturen en opvolgen van berichten, tot de communicatie met kandidaten die niet of nu nog niet geïnteresseerd zijn. Dat kan een sterk geautomatiseerd proces zijn, maar wel een proces waar de sourcer verantwoordelijk voor is en dat gegeven het toenemende belang van een positieve candidate experience zorgvuldig en slagvaardig opgepakt moet worden.

Het resultaat is dat de recruiter met een short list aan de slag kan gaan.

Kernactiviteiten van de sourcing specialist

Bovenstaande leidt naar ons idee tot het volgende pakket aan sourcing-werkzaamheden:

• Verfijnen, optimaliseren van de zoekalgoritmes. Machine Learning lijkt een black box, maar het is nog altijd zo dat de kwaliteit van de input, de kwaliteit van de output bepaalt. Er moet niet alleen maar gekloond worden. Voor succes in een organisatie is diversiteit nodig.
• Arbeidsmarktinzichten ontwikkelen en verschaffen t.b.v. profielschets en doelgroepzoekcriteria.
• Analyseren van sourcing data voor optimaliseren van persona’s t.b.v. inbound marketing.
• Intake, zoekprofiel in kaart brengen en op basis van arbeidsmarktscan aangeven wat de haalbaarheid is van het gegeven profiel, doen van voorstellen om kans van slagen te verhogen.
• Formuleren van zoekprofiel voor zoekmachine.
• Afstemmen van aanpak met recruiter(s), bepalen beschikbare tijd en prioriteit.
• Vertalen van output van middels zoekalgoritme en referrals verkregen data naar longlist en eventueel shortlist, met daarin opgenomen de beschikbaarheid van contactmogelijkheden zoals telefoonnummer, mailadres(sen), LinkedIn profiel e.d.
• Interpreteren van historische data om tot een optimale berichtenflow te komen.
• Proces van benaderen uitvoeren conform AVG-wetgeving.
• Initiëren, opvolgen en afhandelen van communicatie met kandidaten, zowel met geïnteresseerden als met niet-geïnteresseerden.
• Feedback verzamelen van recruiters en hiring managers teneinde meer inzicht te verwerven en zoekalgoritmes te verfijnen.

Wil je echt weten of sourcing een uitstervend beroep is, lees dan binnenkort ook het vervolg in de reeks over sourcing!